Określ tematykę i cel spotkania
Na pewno, na samym początku, rozważasz budżet i rozważasz planowane wydatki. A w gruncie rzeczy nie zastanawiasz się – jaki jest cel waszego spotkania? Określenie tematyki to podstawa! Wówczas będzie Ci łatwiej określić adresatów, prelegentów, czy nawet miejsce. Ważne, abyś wiedział, jaki jest cel spotkania przynajmniej pół roku przed planowanym wydarzeniem. To optymalny czas na zorganizowanie i dopracowanie wszystkich szczegółów konferencji.
Jeżeli uda Ci się zdecydować, co pragniesz osiągnąć tym spotkaniem. Przyjedzie czas na rozpracowanie budżetu. Będą musiały się tam znaleźć koszty stałe, jak i zmienne. Warto uwzględnić planowane przychody z konferencji, jak i wydatki. Pomyśl o poszukaniu sponsorów!
Szukanie odpowiednich ludzi
Pamiętaj, że zaproszenie odpowiednich ludzi jest jednym z najważniejszych zadań, które musisz wykonać, jeżeli organizujesz konferencję. Ostateczna lista powinna być zamknięta przynajmniej miesiąc przed planowanym wydarzeniem. Sprawa jest istotna, ponieważ konieczna będzie rezerwacja miejsc noclegowych. Pomyśl, czy nie warto zapewnić sobie dodatkowe pokoje dla gości, które przydadzą się, jeżeli plan konferencji ulegnie zmianie.
Promocja konferencji
Bez względu na to, jak niesamowity będzie plan twojej konferencji i jak znane osoby się na niej pojawią, nikt nie przyjedzie, jeżeli nie będą o niej wiedzieć. Wydarzenie tego typu należy odpowiednio promować. Zapewne myślałeś już o mediach, takich jak radio, telewizja czy prasa. Jednakże nie deprecjonuj Internetu! Informację o twojej konferencji umieść na portalach branżowych oraz na profilach mediów społecznościowych. Dobrym pomysłem jest stworzenie strony wydarzenia, na której będziesz mógł umieszczać informacje na temat bieżących zmian.
Gdzie warto organizować konferencję?
Konferencje organizuje się w przystosowanych do tego pomieszczeniach. Na ogół buduje się je w sąsiedztwie nowoczesnych budynków. Jeżeli planujesz organizować dla swoich prelegentów, czy uczestników nocleg to warto rozejrzeć się za salą konferencyjną, która jest w pobliżu hotelu. Szukasz lokalizacji na konferencje? Wrocław oferuje wiele takich miejsc!
Trzygwiazdowy Hotel Patio to idealny wybór dla osób biznesu. Wprost wymarzone miejsce na organizacje szkolenia czy konferencji. Nowoczesny design i nowe wyposażenie wpłyną na wysoki komfort organizowanych przez Państwa wydarzeń!
Zapraszamy do kontaktu: https://www.hotelpatio.pl/konferencje/oferta
